Arhīva definīcija (dokumentu pārvaldība)
Standartizēti paņēmieni dokumentu pārvaldībai organizācijā vai vienībā
Arhivēšanas vai dokumentu pārvaldības jēdziens mūsu valodā tiek izmantots, lai atsauktos uz standartizētām metodēm, kuras tiek izmantotas dokumentu administrēšanas gadījumā, kuras pieder organizācijai vai vienībai, uzņēmumam vai bibliotēkai, lai citētu dažus izplatītus piemērus.
Vecā disciplīna, kas fantastiski attīstījās, pateicoties jaunajām tehnoloģijām
Mums ir jānorāda, ka, kaut arī izmantotās tehnikas un prakse mainās un attīstās kā tieša jauno tehnoloģiju attīstības rezultāts gandrīz visās jomās, un, protams, arhivēšana nebija izņēmums, mums jāsaka, ka arhivēšana ir darbība, kas noteikti ir veca un kuru cilvēks ir izmantojis kopš neatminamiem laikiem, saskaroties ar steidzamo nepieciešamību dokumentēt, atstāt administratīvu, juridisku vai komerciālu pēdu visam, ko viņš dara.
Lai sniegtu mums priekšstatu par milzīgo evolūciju, kas notikusi attiecībā uz balstiem un glabāšanas paņēmieniem, mums tikai jāsaka, ka primitīvākie vīrieši savus “dokumentus” ievietoja papirusa vai māla loksnēs, bet mūsdienu cilvēki to dara datoru vai jebkuru citu elektronisku ierīci.
Lielais datortehnikas un interneta ieguldījums
Šajā ziņā mēs nevaram ignorēt to, ka datorzinātne un sekojošā interneta attīstība ir ļāvusi panākt ievērojamu progresu dokumentu pārvaldībā, padarot uzdevumu daudz praktiskāku un vienkāršāku gan informācijas saglabāšanas, gan saglabāto dokumentu izguves ziņā. .
Iepriekš, protams, tiem, kas bija atbildīgi par šo uzdevumu, arhivāriem, bibliotekāriem vai arhivāriem, starp citiem nosaukumiem, kuri tika piešķirti tiem, kas veic šo uzdevumu, bija jāizmanto un jālieto smagas reģistrācijas grāmatas, indeksu kartes, mapes, kastes, plaukti, savukārt Tagad pietiek ar vienu klikšķi, lai pabeigtu failu, kā arī dokumentu vai darbu atkopšanu.
Galvenie uzdevumi, ko tā veic
Pamatā arhivēšana būs atbildīga par: noteikumu un prakses virknes izveidošanu un izveidošanu, kas ļauj identificēt iesniegtos dokumentus, iegūt no tiem informāciju, laiku, kas tiem jāpaliek, tiem, kurus pēc kāda laika var noņemt, un tieši pretēji - ir jāgarantē to dokumentu saglabāšana uz visiem laikiem, kuriem ir liela vērtība.
